Clientes y cobranza masiva

Tu base de clientes

En Clientes guardas a quién le cobras: nombre, WhatsApp o correo (al menos uno), cédula o RIF y una referencia (número de contrato, apartamento, socio).

También llegan solos: quien te paga con un enlace y marca **"Quiero ser cliente de tu comercio y recibir sus novedades" aparece aquí cuando el pago queda confirmado, con la etiqueta Se registró al pagar y Acepta novedades. Usa el filtro Aceptan novedades para ver sólo a quienes lo pidieron. En una cuenta en modo prueba, el filtro también muestra a quienes marcaron la casilla con un enlace de prueba, con la etiqueta Aceptó novedades (prueba)**: se ven para que pruebes el filtro, pero nunca reciben novedades. → Quiero ser cliente

En condominios esta sección se llama Propietarios e inquilinos: cada persona se guarda dentro de una urbanización o complejo, con su tipo (propietario o inquilino) y su unidad (apartamento o casa). En colegios puedes anotar el grado y sección; en restaurantes, gimnasios, salud, veterinarias y tiendas, la sucursal.

Buscar, filtrar y descargar

La lista de Clientes se carga de 50 en 50: al final pulsas Ver más, y el pie dice cuántos hay en total ("Mostrando 50 de 2.500"). Nada se queda fuera por ser muchos: el total es siempre el de lo que coincide con tu búsqueda y tus filtros.

Arriba tienes la búsqueda (por nombre, teléfono, correo, cédula o referencia), un selector de segmento, uno de etiqueta y el botón Filtros, que abre una ventana con el resto. Lo que filtras aparece como etiquetas que quitas con la x; Limpiar filtros las quita todas. Los filtros quedan en la dirección de la página: puedes recargarla o compartirla y verás lo mismo.

Descargar baja en Excel (.xlsx) o CSV exactamente lo que estás viendo, con los mismos filtros: contacto, cédula, referencia, etiquetas, suscripciones activas, de dónde llegó, si acepta novedades, fecha de alta y, si tienes los pagos al día, su estado de pago, último pago, cantidad de pagos y total pagado en bolívares (y en tu divisa). Incluye hasta 20.000 clientes; si hay más, la pantalla te avisa para que afines el filtro.

Segmentos automáticos

Son listas que se arman solas, sin que etiquetes a nadie. Los eliges en el selector de segmento:

Etiquetas

Una etiqueta es una marca libre, con color, que le pones a tus clientes: VIP, moroso, referido, el grupo que quieras. Se crean en Clientes › Etiquetas (hasta 100, con nombre de hasta 40 letras y 8 colores; "VIP" y "vip" son la misma). Una persona puede tener varias.

• Poner o quitar a uno o a muchos: marca las casillas de la lista (o elige a todos los que coinciden con tu filtro) y usa Etiquetar o Quitar etiqueta. Poner una etiqueta que ya tenían no la duplica.
• Filtrar: por etiqueta en Clientes, en Suscripciones y en Transacciones, y enviar una cobranza a una etiqueta.
• Borrar una etiqueta la quita de todas las personas; las personas no se borran.

El Cobrador ve las etiquetas de cada cliente y puede filtrar por ellas; crearlas, editarlas, borrarlas y ponerlas es del Propietario y del Administrador.

Acciones en grupo

Marca las casillas de la lista, o la casilla de arriba para elegir los de esa página; entonces aparece "Elegir los N que coinciden" para elegir a todos los que cumplen tu filtro, aunque no estén cargados en pantalla. Con ellos puedes:

• Etiquetar o quitar una etiqueta.
• Enviar cobranza: te lleva a Nueva cobranza con esas personas ya elegidas.
• Suscribir a un plan.

El máximo es de 5.000 personas por acción. Si eliges más, no se hace una parte en silencio: te dice cuántas son y te pide afinar el filtro o hacerlo por partes. Sólo el Propietario y el Administrador eligen y administran; el Cobrador ve la lista pero no administra.

Estado de pago, último pago y total pagado

En la lista ves, de cada persona, su estado de pago, su último pago y lo que lleva pagado (en la divisa de tu panel, con los bolívares debajo; cada pago se convierte con la tasa BCV de su día de pago). Se calculan así:

• Estado de pago, según el último cobro que se le envió (por Cobranza masiva o Suscripciones): al día si lo pagó; pendiente si aún no pagó pero el enlace no ha vencido; atrasado si venció sin pagarse (y cuántos días lleva vencido). Los cobros anteriores sin pagar no se acumulan. Quien nunca recibió un cobro no tiene estado.
• Último pago y total pagado suman sólo los pagos que podemos ligar a la persona: los cobros que le enviaste desde Cobranza masiva o Suscripciones, quienes se registraron al pagar y quienes se suscribieron por enlace. Un cobro suelto (el que creas en Cobrar, o un pago en tu página sin que la persona se registre) no trae un cliente y no cuenta: no adivinamos quién pagó por su nombre o su teléfono.
• Los pagos de prueba sólo cuentan si tu cuenta está en modo prueba.
• Se actualiza solo, a los pocos minutos de cada pago.

Carga masiva desde Excel

Pulsa Carga masiva y sube un Excel (.xlsx) o un CSV de hasta 2.000 filas. Reconocemos estas columnas por su nombre:

Pulsa Descargar plantilla para bajar un Excel con las columnas exactas de tu tipo de negocio y una fila de ejemplo. Según el negocio se agregan: tipo (propietario o inquilino) y complejo en condominios, que debe existir ya en Urbanizaciones y complejos; sucursal donde hay sucursales; grado en colegios.

Antes de guardar ves cada fila con su error, si lo tiene. Si vuelves a subir la planilla, los clientes que ya existen (mismo WhatsApp, correo o referencia) se actualizan, no se duplican.

Cobranza masiva

En Cobranza masiva le envías el cobro a muchos clientes de una vez:

• Desde un Excel: cada fila con su monto (o un monto general para las que no traen).
• A tus clientes: los eliges de la lista (con búsqueda y de 50 en 50; Elegir todos los que coinciden toma a todos los de tu búsqueda, no sólo los que ves) y pones el monto o un producto del catálogo.
• A una etiqueta: el envío sale a todos los que tengan esa etiqueta en el momento de enviar.
• Desde Clientes: elige a las personas allá (o a todos los de un filtro) y pulsa Enviar cobranza: la ventana se abre con ellas elegidas.

La ventana Nueva cobranza tiene dos pasos. Paso 1, qué cobras: el monto (en Bs, US$ o €; en dólares o euros se convierte a bolívares a la tasa BCV del momento del envío), el concepto, cuándo sale y cuándo vence; en Más opciones van el nombre del envío, la sucursal y la cuenta. Paso 2, a quién: tus clientes, una etiqueta o el Excel, el canal y un resumen antes de enviar. Un envío a clientes admite hasta 5.000 personas; con más, te pide dividirlo en lugar de dejar a alguien fuera. El paso 1 debe estar completo para pasar al 2.

Eliges el canal (WhatsApp, correo o los dos), cuándo sale (ahora o en una fecha y hora) y cuándo vence. En el detalle de cada envío ves por dónde le llegó a cada cliente y quién ya pagó.

Puedes filtrar a quién enviar por urbanización o complejo y por propietario o inquilino (condominios), y asignar el envío a una sucursal. En Transacciones filtras luego por esos mismos datos.

Si tienes más de una cuenta, en ¿Dónde recibes estos pagos? eliges una para todo el envío. Si dejas Según la sucursal, cada cobro cae en la cuenta de la sucursal del envío (o de la sucursal de cada cliente) y, si no tiene, en la principal. Las suscripciones siguen la misma regla con la sucursal de cada suscriptor.

En la lista de cobranzas, el total de cada lote sale en la divisa de tu panel con los bolívares debajo (con «≈» cuando incluye precios en otra moneda o el lote aún no sale, porque se cobra a la tasa del envío).

WhatsApp usa el cupo de tu plan. Si se acaba y el cliente tiene correo, el cobro le llega por correo. El correo no tiene límite. Tu cupo y los planes están en Ajustes › Tu plan.